Mitiga il problema prima di affrontarlo

Perché IT-TIDY é lo strumento che ridurrà i problemi della tua società

Non vi chiederemo mai di rinunciare ad Excel

Siamo consapevoli di quanto Excel sia utilizzato e siamo consci della sua grande utilità nell’attività aziendale, per questo non vi chiederemo mai di sostituirlo, ma solo di integrarlo con il software IT-Tidy, conservando il vostro attuale modus operandi del lavoro.

La storia dei dati è sempre a disposizione

Anche per questo motivo abbiamo sviluppato in IT-Tidy la possibilità di registrare la storia delle modifiche che vengono effettuate ai dati, in modo da poter recuperare in qualsiasi momento i valori precedenti. Inoltre abbiamo creato il “registro di modifica” per ogni classe di business, grazie al quale sono riportate le date di modifica e l’utente che le ha eseguite.

Esigenze collegate tra business unit e IT

Coloro che si occupano della parte gestionale e commerciale dell’azienda sono abituati ad Excel e lo considerano uno strumento essenziale. Questo non accade nei reparti IT, che invece lo considerano uno strumento “incontrollabile” e poco affidabile sotto i punti di vista di salvataggio, tutela dei dati, ecc.

La situazione attuale vede l’impresa o privilegiare il business (Business oriented), dove viene sacrificata l’ottimizzazione del flusso a vantaggio della flessibilità, o l’informazione (Information oriented), dove viene scoraggiato l’utilizzo di Excel, sostituito da soluzioni meno flessibili e più controllabili, generando continue interruzioni di lavoro tra i reparti.

Con IT-TIDY la struttura dei file Excel viene infatti decisa dal creatore del file, perché Excel viene utilizzato come sempre, ma una volta che i dati sono salvati nel database, e quindi assorbiti da IT-TIDY, essi rispondono ai requisiti del reparto IT.

Il valore di avere i dati sempre aggiornati

In molte aziende si fa un gran utilizzo di Excel. Il nostro lavoro è stato quello di osservare i limiti di questo software per poi estenderne le funzionalità.

Quante volte vi è capitato di dover mandare per e-mail un documento Excel ad un vostro collega e di accorgervi poco dopo di qualche imperfezione o correzione da effettuare?
Una volta corretto l’errore si procede ad un secondo invio; ma cosa succede se il destinatario ha già iniziato a lavorare sul primo file?

L’esempio, se portato in grande scala appare diventa un serio problema: il flusso di lavoro diviene sempre più ingestibile. IT-TIDY è l’add-on di Excel capace di gestire i dati salvandoli in un database che crea un flusso di lavoro ordinato che consenta di far risparmiare tempo evitando il caos della duplicazione dei file.

Profilazione degli utenti

IT-Tidy garantisce la possibilità di creare diversi profili utenti, in modo che si possa decidere con chi condividere le informazioni.
Ma abbiamo fatto di più, abbiamo fatto in modo che si possano gestire anche i diversi “permessi” per garantire che alcuni utenti possano solamente consultare i dati (lettori), mentre altri (responsabili) possano editare e modificare il contenuto. Abbiamo poi creato il ruolo di “designer”, che traduce nel sistema la struttura che deve essere “popolata” con l’informazione presente nel file di Excel, ovvero crea la classe di business.

Richiamo dei dati per la creazione dei file

Consideriamo, ad esempio, un team di persone che quotidianamente compilano dei file Excel contenenti i valore di produzione di un certo bene.  Supponiamo ora che esista un manager che si occupa di dover produrre un report mensile sullo stato della produzione. Il manager molto probabilmente sarà interessato solo ad alcune celle dei file Excel e non a tutti i dati presenti nei documenti.
Grazie a IT-TIDY il manager potrà richiamare anche solo una parte dei dati presenti nel database avendo la certezza di poter inserire sempre le informazioni più aggiornate. Quindi se il team avesse corretto in un secondo momento parte del documento, il manager avrebbe a disposizione i dati “definitivi”.