In molti ci avete chiesto quali sono i reali vantaggi derivanti dall’applicazione di IT-Tidy. Per rispondere a questa domanda vi illustriamo i risultati ottenuti in un caso di applicazione reale.

La sfida

L’azienda della quale abbiamo deciso di illustrarvi l’applicazione di IT-Tidy è una primaria azienda italiana. L’implementazione di IT-Tidy si inseriva in un progetto più ampio che prevedeva la costruzione di un nuovo modello di pianificazione e controllo dei costi che ha determinato un nuovo modello di budget e nuove procedure operative.

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Al fine di redigere il nuovo budget, la Direzione di Pianificazione e Controllo aveva la necessità di raccogliere i dati di budget di 50 periferie e pianificare 300 voci di costo segregandole fra diversi ruoli (responsabili e operatori).

Prima dell’applicazione IT-Tidy, per tale scopo venivano utilizzati 6 fogli excel e l’applicazione di VBA più lo scambio di circa 80 e-mail di informazioni. Nell’ambito del nuovo progetto era quindi necessario disporre di nuovi strumenti che, integrati con SAP e QLIK, permettessero agli utenti di effettuare l’aggiornamento dei dati con maggior sicurezza e velocità.  

Serviva quindi uno strumento che permettesse di elaborare delle schede di budget condivise tra tutti gli utenti coinvolti. Tali schede di budget verranno poi validate dai responsabili e, una volta approvato dal CDA il budget definitivo verrà caricato su SAP.

La soluzione

La direzione, dopo l’analisi di alcune soluzioni presenti sul mercato, ha identificato in IT-Tidy la soluzione ideale per rispondere alle esigenze del reparto Pianificazione e Controllo.

Lo sviluppo del progetto ha coinvolto anche altre funzioni aziendali quali: Amministrazione, alcuni Consulenti esterni, Reparto IT e Risorse di impianto per un totale di 55 utenti e lo scambio di 1 Giga di dati.

In particolare la soluzione studiata ed implementata in questo caso reale prevede:

• La definizione di una matrice che permette agli utenti di visualizzare solo la porzione dei file di loro interesse, grazie alla presenza di due tipologie di utenti: l’utente Admin,che ha la possibilità di visualizzare e modificare tutti i dati gestiti dal database centrale e l’utente User, che può visualizzare e gestire SOLO i dati di sua competenza

• La totale segregazione dei dati caricati dall’utente Admin, non modificabili da altri utenti

• La Storicizzazione e la condivisione con tutti gli utenti delle modifiche dati di diversi utenti

• La Gestione di tre schede di dati (schede di budget), come richiesto dal reparto Pianificazione e Controllo

• La Condivisione dei dati gestiti dentro i file excel con gli altri utenti tramite publishing

• La gestione delle revisioni dei dati, il lock dell’informazione e la notifica agli utenti durante l’elaborazione da parte di un utente diverso del dato che stanno visualizzando

• integrazione diretta con SAP dove caricare il budget approvato dal CDA

RISULTATI

Mediante l’applicazione di IT-Tidy l’azienda è riuscita, grazie al nuovo strumento operativo, a disporre di informazioni aggiornate e, al tempo stesso sicure, necessarie alla definizione del budget definitivo.

Grazie ad IT-Tidy il reparto Pianificazione e Controllo ha inoltre a disposizione uno strumento:

• USER FRIENDLY:

Essedo basato su Excel, IT-Tidy supporta la pianificazione di dati con layout user-friendly inoltre è richiesto un impatto ridotto delle personalizzazioni in termini di tempo e costi

• garantisce la CENTRALIZZAZIONE DEI DATI

I dati di pianificazione saranno gestiti in maniera centralizzata e resi disponibili agli utenti secondo un sistema di profilazione delle informazioni. Grazie ad IT-Tidy è stato quindi possibile centralizzare il modello di pianificazione

• garantisce la STORICIZZAZIONE DEI DATI

I dati modificati saranno storicizzati all’interno del sistema e gestiti tramite opportune funzionalità di pubblicazione e versioning per la condivisione con gli altri utenti

• permette la gestione dei DATI DI DETTAGLIO

Gestione per ogni Voce di Costo delle determinanti di definite dal reparto pianificazione